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湖北省归档文件整理实施细则 (试行)
为加快档案管理现代化步伐,适应机关办公自动化需要,提高全省机关档案工作水平,根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），特制定本细则。
本细则适用于我省各级机关、团体和其它社会组织的归档文件整理工作。
本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
一、 整理原则
归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则。
二、 质量要求
1. 归档文件应收集齐全完整。
2. 凡破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3. 整理归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料及装具等应符合档案保护要求。
三、 装订方法
（一）装订
1．归档文件按件进行装订。“件”是归档文件整理的基本单位。
每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。
各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件。
来文（或去文）与复文可为一件，其中外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以作为一件（指第二年六月份之前来了复文的），也可以各为一件（指第二年六月份还没有复文的）。
简报一期一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件。
重要文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，其正本为一件，历次稿（包括定稿）为一件。
2．装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文（或去文）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文字文本在后。
3．永久、长期保管的档案必须去掉金属物，短期保管的档案可保持原装订方式。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可不拆钉重装。
4．装订时，装具一般使用薄型斜口无酸纸封套，特别厚的档案可用无酸纸档案袋。亦可根据本单位实际情况，在符合档案保护的前提下，采用其它办法。
（二）分类
归档文件一般采用“年度一机构（问题）一保管期限”的三级分类方法进行分类；档案数量比较少、内设机构简单的机关可按“年度一保管期限”两级分类方法。同一单位采用的分类方法要保持前后一致，相对稳定。
区分年度时，按文件形成的年度区分。跨年度的会议文件，归入闭幕年。来文与复文跨年度并作为一件时，放在复文年。
（三）排列
归档文件的排列在同一保管期限下（即分类方案的最低一级类目内）进行，同一保管期限的文件，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。短期保管的文件可按办理完毕、归档的先后顺序排列。
（四）编号
归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号。并以归档章的形式在归档文件上注明（见图AI）。归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以。
归档章设置的必要项目：全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号，编号时必须填写。设置的选择项目：机构（问题），采用“年度——保管期限”两级分类的单位，不需填写此项。
归档章各项目的填写方法：
1．全宗号：同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。
2． 年度：填写文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1999”。
3．保管期限：标注归档文件保管期限简称。永久为“永”，长期限为“长”，短期为“短”。
4．室件编号：归档文件在同一保管期限（即分类方案的最低一类项目）内的排列顺序号。
一般规定各单位同一年度里、同一机构（问题）的（采用两级分类方法的单位，没有此项）、同一保管期限下从“1”开始逐件编流水号。永久保管文件较少的单位，永久和长期保管的档案可从“1”开始混编成一个流水号，编号时，永久集中在前，长期在后。
5．馆编件号：按进馆要求编注。
6．机构（问题）：按组织机构分类的，填写形成或承办该文件的组织机构全称，如机构名称太长，可使用机构内部规范的简称。按问题分类的，直接填写问题的类名。
（五）编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件目录的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。目录式样见图A2。
1. 件号：填写室编件号。
2. 责任者：填写文件的署名者或发文机关。责任者全称过长，可写通用的简称。
3. 文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度（用六角括号“[]”括入）、顺序号三部分组成。
4. 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，自拟标题外加方括号。
5. 日期：填写文件的形成时间。以8位阿拉伯数字加注年月日，如“19990528”。
6. 页数：填写每一份归档文件的总页数，文件中有文字、图表的页面为一页，空白页不计数。
7. 备注：填写归档文件的变化情况及其他有必要说明问题。
归档文件目录应装订成册，一般一年一本。归档文件目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。
归档文件的检索标识项目为：“全宗号—年度—机构（问题）—保管期限—件号”。
（六）装盒
1．装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的过程。档案盒的规格式见图A4a。档案盒应用无酸纸制作，统一由档案行政管理部门监制。
2．档案盒封面（见图A4a）项目仅有：全宗名称。
档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。盒脊格式见图A4b、A4c。档案盒脊项目可根据档案盒摆放方式的不同（横放或竖放）设置在底边或侧边。
3. 档案盒封面及盒脊项目的填写：
全宗号；当地国家综合档案馆给立档单位的编号。
年度：归档文件材料的形成年度。
保管期限：填写盒内文件所属保管期限，用汉字全（简）称表示。
机构（问题）：填写分类方案中相应的机构（问题）的类目名。
盒号：指档案盒的排列顺序号，机关档案室不用填写盒号，在档案移交进馆时按进馆要求填写。如果档案室认为有必要填写盒号，可用铅笔填写。
起止件号：填写盒内档案的起始和终止件号，即盒内排列在最前面的第一份文件和最后的一份文件的件号，中间用“—”连接。
4.盒内备考表及填写：备考表置于全盒文件末尾，每个档案盒必须放置。备考表用来说明盒内文件状况。备考表项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期（见图A5）。
盒内文件情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。
检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日 期：填写归档文件整理完毕的日期。
附：归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示。
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