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商业性文档管理公司简介
发布时间：2010-6-17 发布人：邓浩
文章摘要：本文通过对进驻中国的外资商业性文档管理公司的性质、服务、对象、业务内容、管理模式及管理特点的考察，认为商业性文档管理公司是国内一种新型的档案机构，应将其纳入国家档案信息资源实体布局中加以研究，促使其健康发展。
随着我国经济、政治体制改革的深化，市场经济逐步建立，企业组织从单一形态向多元化转变，非国有制企业不断涌现，随之产生了大量的非国有档案。这些企业在走向市场的过程中要求以最小的资本投入获得最高效的档案信息管理，而新建档案室受到诸如资金、人才、效益等诸多因素的影响，并不被很多中小企业所采纳。此外，在现代社会中，人们越来越注重个人隐私，一些人也希望具有信誉度的第二方来保管个人重要文件。在这种市场需求的召唤下，以民办和进驻中国的外资文件管理公司为代表的商业性文档公司开始在我国巾现。本文将通过对进人中国市场的外资商业性文档公司的基本状况进行分析，说明商业性文档管理公司是主要从事非国有档案管理的新型档案中介机构，应当将其纳人我国档案信息资源实体布局，通过档案界的相应研究，促使它在中国这块土壤中健康成长。
1 外资商业性文档管理公司的基本状况
2000年，由美国专业文档保管公司——The One(第一档案文件管理)公司与上海市档案馆所属的上海创造实业公司合作建立的上海第一档案文件管理档案文件管理有限公司在上海成立，并于2002年正式营业。美国crown(嘉柏)有限公司属下的文档管理公司以香港为基地，近年来开始致力于在中国大陆的业务拓展，陆续在深圳、上：海、厦门、北京、广州及成都等地投资建设分公司，开展文档管理业务。
1．1 性质
商业性文档公司自筹经费，通过向工商企业提供档案管理有偿服务，如档案保管、销毁、数据备份及数字化等，来追求一定的市场份额和利润，以实现自身的利益最大化。它们具有独立的法人资格，是一种营利性机构和经济实体，可以界定为企业型档案中介机构。
档案中介机构是一种新型的档案组织形态，最早出现于1993年的浙江，随后逐渐扩大到其他省市。经过几年的发展，档案中介机构日益呈现出多样化的趋势。根据性质的不同，档案中介机构可以分为三类：行政或事业性质的，如隶属于档案局、馆的档案事务所，具有较浓的官办色彩；另一类具有社团的性质，如前不久成立的深圳市档案行业协会，是沟通政府与行业之间的桥梁，具有行业性和非营利性的特点；还有一类则具有企业的性质，如本文讨论的商业性文档管理公司，它们具有营利性的特征：后两者都是档案中介机构的新形式。
商业性文档公司一方面要接受档案行政管理部门的监管，另一‘方面，与档案馆、室构成拾遗补缺的关系，弥补档案馆室藏的不足和社会化服务的缺陷。同时，作为企业它需要在工商管理部门登记备案，并接受日常管理。商业性文档管理公司不完全等同于国外的商业性文件中心，因为文件中心主要保管处于半现行期的文件，非现行文件将转交给档案馆，而保存在文档公司的非国有档案大多数并不属于档案馆的移交范围，它们可能会一直保存在这里直至文件生命周期终结。因此商业性文档公司兼具商业性文件中心与商业性档案馆的双重身份。
1.2 客户
文档公司的客户目前以非国有制企业为主，特别是外资企业。由于商业性文档公司起源于美国，很多大型的国际性企业总部就是文档公司的客户，因此驻华的分公司也就更容易接受这种档案管理模式。这些非国有制企业的档案不属于档案馆的接收范围，受各种因素制约也不宜建立档案室，而档案的凭证和参考价值又使他们不能对其产生的档案放任自流，文档公司正好满足了他们的需求。此外，也有极少数国有企业和个人是文档公司的客户。
文档公司目前的客户群结构单一是由于它根植于国外，其采用的文档管理模式与国内的有很大不同，作为一种新生事物，如何与国内档案管理状况相协调和适应需要一个过程，国内的各类机构对新型档案管理模式的接受也同样需要时间。
商业性文档公司的企业性质决定了它与客户之间具有提供服务与消费的关系，这种关系通过客户购买文档公司的服务而发生。由于文档公司对非国有制档案的保存是托管、代管，并不发生所有权的变更，因此文档公司严格的向客户负责，承诺对所保存的文档信息高度保密，档案仅向客户及客户授权的人员提供利用。
1.3 业务
文档公司的业务以文档保管、检索递送、销毁为主，同时数字化服务如软件的第三方保存也很受欢迎。在文档管理公司，所有的文档以箱为保管单位，公司不涉及箱内文件的整理，而是由客户将文档放人箱内封存，这充分保证了文档信息的安全。检索则采用先进的条形码管理系统，快速简捷。如第一档案文件管理公司和嘉柏公司都使用目前世界上公认的最先进和最新型的文档管理软件——o‘neil rs-sqltm条形码系统。文档箱在库房中随机放置，通过条形码系统不仅能够快速确定被查找文档箱的确切位置，而且能够对所有文档箱及相关文档资料的存取和运送过程、保管中心的操作过程进行全程跟踪，可以随时了解到什么时候存取、在什么地方以及每个档案文件箱或文件资料的存放年限。保管则采用仓储式。这类公司一般不提供现场的直接阅览利用，而是应客户要求将所需文档送达客户手中使用，完毕后再运回仓库。销毁服务，如上海第一档案文件管理公司提供整箱粉碎销毁服务，充分保证了被销毁档案的安全。随着电子技术的发展，各行各业对计算机系统的依赖性越来越强，系统的瘫痪意味着工作的停顿，软件的异地第三方保存可以快速恢复破坏的电脑系统，有效降低损失，因此这也是文档公司的重要业务。
显然，文档公司的管理模式与国内传统的模式有着较大的差别。它们基本上属于粗线条管理，特别是大库房、仓储式保管在纸质文档保存环境的温湿度控制方面不够严格，对于需要长期保存的档案有不利的影响。
1．4 管理特点
首先，文档公司以服务为根本宗旨。作为企业，基本特征之一就是向消费者提供产品，通过消费者购买该产品来实现企业追求经济利益的目标。文档公司提供的产品就是文档服务，因此它们都把竞争重点放在服务上，在服务中树形象，在服务中求发展。文档公司往往通过优化服务和提供个性化、差异性的服务来确立自己在市场中的独特位置，吸引客户，如有的文档公司使用先进的技术设备重点从事高质量的数字化业务，而有的则利用库房和技术优势主要提供不同载体文档的日常保管服务。 、
其次，文档公司通常都比较注重技术装备的投入，因为它们是优化服务的必要保证。如第一档案文件管理和嘉柏公司都投资使用了先进的o‘nell rs-sqltm条形码系统，嘉柏公司还新近引入了系统，它基于互联网，向客户提供实时在线的档案进出库记录和付费情况查询。”此外，数字化设备、快捷的运输工具以及防盗和防火装置等等也是文档公司必备的设施。
第三，文档公司的管理具有契约性的特点。从信息经济学的角度看，客户与文档公司之间是委托——代理关系。在专业知识、技能等方面的信息分布不对称的情况下，客户将自己丁作中产生的文档的保管、销毁及数字化等业务委托给文档公司负责。这种委托一代理关系的建立以双方签订合约为标志。作为两个平等而独立的个体，客户在购买文档公司的服务时会与文档公司就收费、服务项目、安全要求、违约处理等等内容签订契约，使各自的权利和义务明晰化。
最后，文档公司的管理更具效益性。文档公司是一种社会化的服务机构，它拥有批量的专业管理人员，配备专门的设施，运用先进的技术，实施专业化的管理，因此文档公司通常具有规模化和集约化的优势，更易于保证文档管理的质量，比各个企业独立设置“小而全”的档案室更有效益。
总之，商业性文档公司无论是从管理对象还是从服务项目上考察，都具备档案机构的性质，同时它的营利性又使它不同于公立的传统档案部门。作为主要保存非国有档案的重要机构，它的存在可以实现非国有档案的有效管理，保障国家档案信息资源的完整，因此是对公立档案机构的有益补充。
2 档案信息资源实体布局
2.1 档案信息资源实体布局的含义
档案信息资源布局是档案信息资源理论的重要组成部分，分为实体布局与信息布局两部分。近年来，信息技术的快速发展为档案信息资源的合理流动创造了条件，信息布局日益受到人们的关注和重视，但档案的实体布局作为一种传统的布局方式并不会消失，它必然在相当长的一段时期内与信息布局并存。因此，在新的技术条件下，我们不应放弃也不能忽视对实体布局的研究。
“档案实体布局是指对档案原件在空间的存储和分布的协调与控制，”，也就是档案组织机构的布局，即传统意义上的档案馆(室)网建设。通常认为一个完整的档案实体网络系统应当包括各类档案馆、机关和企事业单位档案室。它具有层次性、相对稳定性、变动性，系统性等特点。虽然现代信息技术的发展使信息可以脱离载体而传播、流动，但档案的根本属性使我们不能忽视档案原件的存在，研究实体布局对有效维护档案原件的完整和安全具有重要意义。
在我国，档案实体布局的出现最旱可以追溯到1992年国家档案局颁布的《全国档案馆设置原则和布局方案》，经过多年的建设与发展，目前已经形成了横向以档案馆、室为代表，纵向以国家级、省级、市级和县级档案馆为表现的档案实体布局网络。然而，这样的实体布局并不应该是一成不变的，档案实体布局既具有相对稳定性，又具有变动性的特点，它总要与社会发展的大环境相适应。近年来，随着时代的发展和计会的变化，档案工作口益走向社会化，档案机构形态多元化，特别是文档公司的出现，使现有的档案实体布局已经与档案机构的实际存在状况不相适应，因此档案实体布局的适时调整是必要的。
2．2 档案信息资源实体布局的构建
“国家档案信息资源的构建已经不是传统意义的单一国有档案，而是不仅包括国家所有的档案，同时也应该包括非国家所有的档案，国有、非国有档案信息资源共同承担国家与民族历史文化传承、延续的任务。”由此我们可以将国家档案信息资源的实体布局结构分为公立档案机构与私立档案机构两类。公立档案机构由国家投资设立，如综合性档案馆、各类专业性档案馆、国有企事业单位的档案机构，它们主要负责管理国有档案，具有开放性、公益性的特点，往往以行政性的管理手段为主。其所保存的国有档案是社会共有财产，通常是无偿保管，并要求向社会公开提供利用。私立档案机构是自筹经费设立的，自负盈亏，自求发展，如本文讨论的商业性文档公司以及一些大型非国有企业的档案部门。它们往往运用市场化的管理手段，具有封闭性的特点，所保存的档案通常属于非国有档案，仅向服务对象负责，不对社会公开提供利用。此外，文档公司还具有营利性的特征，要向客户收取全额的服务费用。当然，在目前档案管理体制不断变革和完善的过程中，这种划分并不是绝对的，如档案局、馆创办的档案中介机构绝大部分还没有完全摆脱公立档案机构的色彩，但却并不排斥为非国有制企业服务，如美国国际集团(aic)的全资附属公司——美国友邦保险有限公司(aia) 的档案于2004年人驻上海市档案馆属下的档案寄存中心：”然而，笔者认为这种现象是暂时的，随着政府机构改革和档案管理体制的调整，官办的档案中介机构必将逐步与档案局、馆脱钩，实现官办改民营，最终进入私立档案机构的范畴。
2.3 商业性文档公司与公立档案机构之间的关系
商业性文档公司在进入国家档案信息资源实体布局之后可以与国有的档案馆，室形成一种动力机制，二者互补互动。
首先，商业性文档公司与档案馆、室之间可以形成一种良性的竞争与带动关系。从前文来看，商业性文档公司的管理模式和管理理念与档案馆、室有较大的差异。商业性文档公司追求节约、高效、简捷、优质，它视服务为公司的生命，实行粗线条管理，这些全新的观念必然对传统的档案馆、室工作造成一定的冲击。特别是当前处于档案管理体制的转型期，档案工作面临着前所未有的机遇与挑战，文档公司以客户为中心、以服务为生命的理念会有力地带动档案馆、室传统观念的变革，而这种转变有着客观上的必然性。因为商业性文档公司以管理非国有档案为主，但也不排斥国有档案。为什么某些国有企业不再设立档案室而将档案保存在商业性文档公司?这说明在一定程度上商业性文档公司与国有档案馆、室之间存在着竞争，在竞争中双方必然要取长补短，特别是会促进国有档案机构某些观念的转变。
其次，商业性文档公司还可以与国有档案馆、室形成一种业务协作关系。商业性文档公司除了基本的纸质文档的保管、检索、销毁等业务之外，很多公司还开展了数字化服务，包括前文提及的软件第二方保存，还包括扫描及介质转换、数据保管业务等。其中“扫描及介质转换是指将纸质文件转化为电子形式，同时复制成光盘或将扫描文件安全发送到客户的在线目录下。”旧前档案馆、室信息化工作的一项重要内容就是要将馆、室藏的大量纸质档案转化为电子文档。然而由于档案馆、室受到设备、人员等诸多因素的制约，数字化工作的速度普遍比较缓慢，严重影响了档案信息的上网和下一步数字档案馆的建设。档案馆、室可以与商业性文档公司合作，将档案的数字化工作外包给专业性的文档公司，有效利用文档公司的相关优势，实现社会资源的合理配置，加快本馆、室档案信息化：工作的步伐。
商业性文档管理公司在国外“历经半个多世纪的发展，已经形成具有相当规模的较为成熟的行业，尤其是近年来发展势头更为迅猛。”从发展的角度来看，商业性文档公司以其超前的管理理念和优化的管理模式会逐渐成为我国未来企业，特别是中小型非国有制企业档案机构的发展方向。及时将其纳入国家档案信息资源实体布局中加以研究和探讨，对它的健康成长是有裨益的。笔者结合前文的论述认为，我国档案信息资源实体布局应该以档案室为基础，档案馆为主体，官办档案中介组织和档案行业协会为辅助，商业性文档公司为补充，四位一体，共同维护国家档案信息资源的完整。
（来源：档案信息网）
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